De moeilijkheid ligt in het extraheren van tekst uit PDF-bestanden, die eigenlijk afbeeldingen zijn, en deze om te zetten in bewerkbare tekst. Dit kan gebeuren als je bijvoorbeeld oude documenten hebt gedigitaliseerd of teksten uit op afbeeldingen gebaseerde bronnen moet verwerken. Hierbij moet een software in staat zijn om getypte, handgeschreven of gedrukte tekst te herkennen en dienovereenkomstig om te zetten. Bovendien moeten zowel foutcorrecties kunnen worden uitgevoerd, die mogelijk zijn ontstaan ​​door de verwerking van de handschriften, als een hoge precisie gewaarborgd zijn, zolang het originele handschrift duidelijk is. Dit probleem beïnvloedt de productiviteit en efficiëntie van documentbeheer aanzienlijk.

De OCR PDF-tool lost dit probleem op door optische karakterherkenning te gebruiken om tekst uit PDF-bestanden te extraheren en om te zetten in bewerkbare tekst. Zo kunnen teksten uit gedigitaliseerde oude documenten en beeldgebaseerde bronnen worden verwerkt. De software herkent zowel getypte, handgeschreven en gedrukte tekst. Bovendien maakt de OCR PDF-tool het mogelijk eventuele fouten, die door het verwerken van de handschriften zouden kunnen zijn ontstaan, te corrigeren en zorgt voor een hoge precisie, zolang het oorspronkelijke handschrift duidelijk is. Het volledige document wordt gescand en de tekst wordt dienovereenkomstig omgezet, om het doorzoekbaar en indexeerbaar te maken, wat het werken met grote documenten vergemakkelijkt. Daarmee draagt de OCR PDF-tool aanzienlijk bij aan verbeterde productiviteit en efficiëntie bij documentbeheer.