Sværheden består i at ekstrahere teksten fra PDF-filer, som egentlig er billeder, og omdanne den til redigerbar tekst. Dette kan ske, når man fx har digitaliseret gamle dokumenter eller skal behandle tekster fra billedbaserede kilder. Her skal en software være i stand til at genkende indtastet, håndskrevet eller trykt tekst og omdanne den tilsvarende. Desuden bør både fejlkorrektioner, der kunne være opstået ved behandling af håndskrifter, være muligt, samt en høj præcision bør være garanteret, så længe den oprindelige håndskrift er klar. Dette problem påvirker produktiviteten og effektiviteten i dokumenthåndteringen betydeligt.

OCR PDF-værktøjet løser dette problem ved at anvende optisk tegngenkendelse til at ekstrahere tekst fra PDF-filer og omdanne den til redigerbar tekst. Dermed kan tekster fra digitaliserede gamle dokumenter og billedbaserede kilder behandles. Softwaren er i stand til at genkende både trykte, håndskrevne og maskinskrevede tekster. Derudover gør OCR PDF-værktøjet det muligt at korrigere eventuelle fejl, der kunne være opstået under behandlingen af håndskrifter, og sikrer høj præcision, så længe den oprindelige håndskrift er klar. Hele dokumentet scannes og teksten konverteres tilsvarende for at gøre det søgbart og indekserbart, hvilket letter arbejdet med store dokumenter. Dermed bidrager OCR PDF-værktøjet væsentligt til forbedret produktivitet og effektivitet i dokumenthåndteringen.