Grūtības rodas, mēģinot izvilkt tekstu no PDF failiem, kas patiesībā ir attēli, un to pārveidot rediģējamā tekstā. Tas var notikt, piemēram, ja ir digitalizēti veci dokumenti vai jāapstrādā teksts no attēlu bāzes avotiem. Šajā procesā programmatūrai ir jābūt spējīgai atpazīt uzrakstītu, roku rakstītu vai drukātu tekstu un attiecīgi to pārveidot. Turklāt ir jābūt iespējai veikt kļūdu labojumus, kas varētu būt radušies, apstrādājot roku rakstus, kā arī jānodrošina augsta precizitāte, ja oriģinālais roku raksts ir skaidrs. Šis problēma ievērojami apgrūtina produktivitāti un efektivitāti dokumentu pārvaldībā.

OCR PDF-rīks risina šo problēmu, izmantojot optisko rakstzīmju atpazīšanu, lai izvilktu tekstu no PDF failiem un pārvērstu to rediģējamā tekstā. Tādējādi var apstrādāt tekstus no digitalizētiem veciem dokumentiem un attēlbāzētiem avotiem. Programmatūra atpazīst gan datorā rakstītu, gan rokrakstā un drukātu tekstu. Turklāt OCR PDF-rīks ļauj labot iespējamas kļūdas, kas varētu rasties, apstrādājot rokrakstus, un nodrošina augstu precizitāti, ja oriģinālais rokraksts ir skaidrs. Visu dokumentu skenē un tekstu pārvērš atbilstīgi, lai to padarītu meklējamu un indeksējamu, kas atvieglo darbu ar lieliem dokumentiem. Tādējādi OCR PDF-rīks ievērojami veicina produktivitātes un efektivitātes uzlabošanu dokumentu pārvaldībā.