A nehézség abban rejlik, hogy képekként kezelt PDF fájlokban lévő szövegeket kell kinyerni és szerkeszthető szöveggé alakítani. Ez akkor fordulhat elő, ha például digitalizáltuk a régi dokumentumokat, vagy képalapú forrásokból kell szöveget feldolgoznunk. Ebben az esetben a szoftvernek képesnek kell lennie a gépelt, kézzel írott vagy nyomtatott szöveget felismerni és megfelelően átalakítani. Továbbá képesnek kell lennie hibajavítások végrehajtására, amelyek a kézírás feldolgozása során keletkezhettek, és magas pontosságot kell garantálnia, amíg az eredeti kézírás világos. Ez a probléma jelentősen rontja a dokumentumkezelés hatékonyságát és produktivitását.

Az OCR PDF-eszköz megoldja ezt a problémát az optikai karakterfelismerés használatával, melynek segítségével kivonja a szöveget a PDF-fájlokból és szerkeszthető szöveggé alakítja azt. Így feldolgozhatók szövegek digitalizált régi dokumentumokból és képpont alapú forrásokból. A szoftver képes felismerni a gépelt, írott és nyomtatott szöveget is. Továbbá az OCR PDF-eszköz lehetővé teszi az esetleges hibák kijavítását, amelyek a kézírások feldolgozása során keletkezhetnek, és magas pontosságot biztosít, amíg az eredeti kézírás világos. Az egész dokumentumot beszkenneli és a szöveget megfelelően átalakítja, hogy az kereshetővé és indexelhetővé váljon, megkönnyítve ezzel a nagy dokumentumokkal való munkát. Így az OCR PDF-eszköz nagymértékben hozzájárul a dokumentumkezelés hatékonyságának és produktivitásának javításához.