Η δυσκολία έγκειται στην εξαγωγή του κειμένου από αρχεία PDF, τα οποία είναι στην πραγματικότητα εικόνες, και στη μετατροπή τους σε επεξεργάσιμο κείμενο. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν, για παράδειγμα, έχετε ψηφιοποιήσει παλιά έγγραφα ή πρέπει να χειριστείτε κείμενα από βασισμένες σε εικόνες πηγές. Σε αυτήν την περίπτωση, ένα λογισμικό πρέπει να είναι σε θέση να αναγνωρίζει δακτυλογραφημένο, χειρόγραφο ή εκτυπωμένο κείμενο και να το μετατρέπει ανάλογα. Επιπλέον, θα πρέπει να μπορούν να πραγματοποιηθούν διορθώσεις σφαλμάτων που θα μπορούσαν να προκύψουν από την επεξεργασία του χειρόγραφου, ενώ ταυτόχρονα θα πρέπει να εξασφαλίζεται υψηλή ακρίβεια, εφόσον το αρχικό χειρόγραφο είναι ξεκάθαρο. Αυτό το πρόβλημα επηρεάζει σημαντικά την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα στη διαχείριση εγγράφων.

Το εργαλείο OCR PDF λύνει αυτό το πρόβλημα χρησιμοποιώντας οπτική αναγνώριση χαρακτήρων για να εξάγει κείμενο από αρχεία PDF και να το μετατρέψει σε επεξεργάσιμο κείμενο. Έτσι, μπορούν να επεξεργαστούν κείμενα από ψηφιοποιημένα παλιά έγγραφα και βασισμένες σε εικόνες πηγές. Το λογισμικό αναγνωρίζει τόσο πληκτρολογημένο, όσο και χειρόγραφο και εκτυπωμένο κείμενο. Επιπλέον, το εργαλείο OCR PDF επιτρέπει τη διόρθωση τυχόν σφαλμάτων που θα μπορούσαν να έχουν προκύψει από την επεξεργασία των χειρογράφων και εξασφαλίζει υψηλή ακρίβεια, εφόσον το αρχικό χειρόγραφο είναι καθαρό. Το σύνολο του εγγράφου σαρώνεται και το κείμενο μετατρέπεται αναλόγως, για να καταστεί αναζητήσιμο και ευρετηριασμένο, διευκολύνοντας την εργασία με μεγάλα έγγραφα. Έτσι, το εργαλείο OCR PDF συμβάλλει σημαντικά στη βελτίωση της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας στη διαχείριση εγγράφων.