Sunkumas yra išgauti tekstą iš PDF failų, kurie iš tikrųjų yra paveikslėliai, ir jį pakeisti redaguojamu tekstu. Tai gali atsitikti, pavyzdžiui, digitalizuojant senus dokumentus arba apdorojant tekstus iš paveikslėlių pagrįstų šaltinių. Tokiu atveju programinė įranga turi būti sugebanti atpažinti mašinraštinį, rankraštinį arba spausdintą tekstą ir jį tinkamai pakeisti. Be to, turi būti galima atlikti klaidų taisymus, kurie galėjo atsirasti apdorojant rankraščius, o taip pat turi būti užtikrinta aukštas tikslumas, kol pradinė rankraščio forma aiški. Ši problema labai lėtina produktyvumą ir efektyvumą tvarkant dokumentus.

OCR PDF įrankis sprendžia šią problemą, naudodamas optinį rašmenų atpažinimą, siekdamas išskleisti tekstą iš PDF failų ir jį paversti redaguojamu tekstu. Taip gali būti apdorojami tekstai iš digitalizuotų senų dokumentų ir vaizdu pagrįstų šaltinių. Programinė įranga atpažįsta tiek įvestą, tiek ranka rašomą ir spausdintą tekstą. Be to, OCR PDF įrankis leidžia ištaisyti galimas klaidas, kurios galėjo atsirasti per rankraščių apdorojimą, ir užtikrina didelį tikslumą, kol originalus rankraštis yra aiškus. Visas dokumentas nuskenuojamas ir tekstas atitinkamai pakeičiamas, kad jį būtų galima paieškoti ir indeksuoti, kas palengvina darbą su dideliais dokumentais. Taigi OCR PDF įrankis didelėje apimtyje prisideda prie geresnės produktyvumo ir efektyvumo dokumentų valdymo srityje.