Trudność polega na wyodrębnieniu tekstu z plików PDF, które są w rzeczywistości obrazami, i przekształceniu tego w edytowalny tekst. Może się to zdarzyć, na przykład gdy zdigitalizuje się stare dokumenty lub musi się przetwarzać teksty z źródeł opartych na obrazach. W tym przypadku oprogramowanie musi być w stanie rozpoznać tekst mówiony, pisanie odręczne lub drukowany tekst i odpowiednio go przekształcić. Ponadto powinna istnieć możliwość przeprowadzania korekt błędów, które mogły powstać podczas przetwarzania rękopisów, jak również powinna być gwarantowana wysoka precyzja, o ile oryginalny rękopis jest jasny. Ten problem znacznie wpływa na produktywność i efektywność zarządzania dokumentami.

Narzędzie OCR PDF rozwiązuje ten problem, wykorzystując optyczne rozpoznawanie znaków do ekstrakcji tekstu z plików PDF i przekształcenia go w tekst edytowalny. Dzięki temu można przetwarzać teksty z cyfrowo zarchiwizowanych starych dokumentów i źródeł opartych na obrazach. Oprogramowanie rozpoznaje zarówno teksty pisane na klawiaturze, jak i ręcznie oraz drukowane. Ponadto, narzędzie OCR PDF umożliwia korektę ewentualnych błędów, które mogły powstać podczas przetwarzania rękopisów i gwarantuje wysoką precyzję, o ile oryginalny rękopis jest czytelny. Cały dokument jest skanowany, a tekst jest odpowiednio przekształcany, aby stać się przeszukiwalny i indeksowany, co ułatwia pracę z dużymi dokumentami. Dzięki temu narzędzie OCR PDF znacznie przyczynia się do poprawy produktywności i efektywności zarządzania dokumentami.