Vaikeus piilee tekstin poimimisessa PDF-tiedostoista, jotka ovat itse asiassa kuvia, ja sen muuttamisessa muokattavaksi tekstiksi. Tämä voi tapahtua esimerkiksi, kun olet digitalisoinut vanhoja dokumentteja tai sinun on käsiteltävä tekstiä kuvaan perustuvista lähteistä. Tässä yhteydessä ohjelmiston on kyettävä tunnistamaan kirjoitettu, käsinkirjoitettu tai painettu teksti ja muuntaa se vastaavasti. Lisäksi pitäisi olla mahdollisuus tehdä virheenkorjauksia, jotka saattavat johtua käsialan käsittelystä, sekä taata suuri tarkkuus, niin kauan kuin alkuperäinen käsiala on selkeä. Tämä ongelma vaikuttaa merkittävästi dokumentinhallinnan tuottavuuteen ja tehokkuuteen.

OCR PDF-työkalu ratkaisee tämän ongelman käyttämällä optista merkkintunnistusta tekstien erottamiseen PDF-tiedostoista ja muuntaa ne muokattavaksi tekstiksi. Näin voidaan käsitellä tekstejä digitoituista vanhoista asiakirjoista ja kuvapohjaisista lähteistä. Ohjelmisto tunnistaa sekä kirjoitetun että käsin kirjoitetun ja painetun tekstin. Lisäksi OCR PDF-työkalu mahdollistaa mahdolliset virheet, jotka voivat johtua käsinkirjoituksen käsittelystä, korjataan ja takaavat korkean tarkkuuden, kunhan alkuperäinen käsinkirjoitus on selkeä. Koko dokumentti skannataan ja teksti muunnetaan vastaavasti, jotta se voidaan tehdä haettavaksi ja indeksoitavaksi, mikä helpottaa suurten asiakirjojen käsittelyä. Näin ollen OCR PDF-työkalu auttaa merkittävästi parantamaan tuottavuutta ja tehokkuutta dokumentinhallinnassa.