Težava je v tem, da iz PDF datotek, ki so v bistvu slike, izvlečemo besedilo in ga pretvorimo v urejevalno besedilo. To se lahko zgodi, če ste na primer digitalizirali stare dokumente ali morate obdelati besedila iz slikovnih virov. Pri tem mora biti program sposoben prepoznati tipkano, rokopisno ali natisnjeno besedilo in ga ustrezno pretvoriti. Poleg tega mora biti možno izvesti popravke napak, ki bi lahko nastale pri obdelavi rokopisov, prav tako pa mora biti zagotovljena visoka natančnost, dokler je originalni rokopis jasen. Ta problem močno vpliva na produktivnost in učinkovitost upravljanja z dokumenti.

OCR PDF orodje rešuje to težavo z uporabo optičnega prepoznavanja znakov za izvleček besedila iz PDF datotek in njegovo pretvorbo v uredljivo besedilo. Tako lahko obdeluje besedila iz digitaliziranih starih dokumentov in slikovno osnovanih virov. Program prepoznava tako natipkano, kot tudi ročno napisano in natisnjeno besedilo. Poleg tega OCR PDF orodje omogoča popravljanje morebitnih napak, ki bi lahko nastale pri obdelavi rokopisov, in zagotavlja visoko natančnost, če je izvorni rokopis jasen. Celotni dokument se pregleda in besedilo se ustrezno pretvori, da postane iskanje in indeksiranje mogoče, kar olajša delo z velikimi dokumenti. Tako OCR PDF orodje znatno prispeva k izboljšani produktivnosti in učinkovitosti pri upravljanju dokumentov.