Тешкотијата е во извлекувањето на текстот од PDF-датотеки, кои се суштински слики, и претворањето го во текст што може да се обработува. Ова може да се случи, на пример, ако дигитализирале стари документи или мора да обработувате текстови од извори базирани на слики. Тука, софтверот мора да може да го препознае искуцаниот, рачно напишаниот или печатен текст и според тоа да го претвори. Освен тоа, би требало да може да се изведуваат и исправки на грешки, коишто можеби се појавиле при обработката на рукописите, како и да се осигура висока прецизност, додека оригиналниот рукопис е јасен. Овој проблем значително ја вреднува продуктивноста и ефикасноста во управувањето со документи.

OCR PDF-алатката го решава овој проблем, користејќи оптичко препознавање на знаци за екстракција на текст од PDF-датотеки и претворање на истиот во уредлив текст. Со тоа, може да се обработуваат текстови од дигитализирани стари документи и сликовни извори. Софтверот ги препознава и набраните, рачно напишаните и печатените текстови. Покрај тоа, OCR PDF-алатката овозможува корекција на евентуални грешки кои би можеле да се појават при обработката на рукописите и обезбедува висока прецизност, се додека оригиналниот рукопис е јасен. Целиот документ е скениран и текстот е претворен соодветно за да се направи пребарлив и индексиран, што олеснува работата со големи документи. Затоа, OCR PDF-алатката значително придонесува за подобрување на продуктивноста и ефикасноста во раководењето со документацијата.