難しさは、本来画像であるPDFファイルからテキストを抽出し、編集可能なテキストに変換することにあります。これは、例えば古い文書をデジタル化したり、画像ベースのソースからテキストを処理しなければならない場合に起こりえます。この際に、ソフトウェアがタイプ入力、手書き、または印刷されたテキストを認識し、それに応じて変換できなければなりません。さらに、手書きの処理中に生じたかもしれないエラーの修正が行えるだけでなく、元の手書きが明確である限り、高い精度が保証されるべきです。この問題は、ドキュメント管理における生産性と効率を大幅に損ないます。

OCR PDFツールは、オプティカル文字認識を使用してPDFファイルからテキストを抽出し、編集可能なテキストに変換することで、この問題を解決します。したがって、古い文書や画像ベースのソースからデジタル化されたテキストを処理することができます。また、このソフトウェアは、タイプ入力されたテキストだけでなく、手書きや印刷されたテキストも認識します。さらに、OCR PDFツールは、手書きの処理中に発生した可能性のあるエラーを訂正し、元の手書きがはっきりしている限り、高い精度を保証します。文書全体がスキャンされ、テキストが適切に変換され、検索可能かつ索引化されます。これにより、大量の文書の取り扱いが容易になります。したがって、OCR PDFツールは、文書管理における生産性と効率を大幅に向上させる大きな役割を果たします。