Khó khăn nằm ở việc trích xuất và chuyển đổi văn bản từ các tệp PDF, thực chất là hình ảnh, thành văn bản có thể chỉnh sửa. Điều này có thể xảy ra khi bạn chẳng hạn như đã quét số hóa tài liệu cũ hoặc phải xử lý văn bản từ các nguồn dựa trên hình ảnh. Tại đây, phần mềm cần phải có khả năng nhận ra văn bản gõ, viết tay hoặc in và chuyển đổi một cách thích hợp. Ngoài ra, cả việc sửa lỗi có thể phát sinh do xử lấy dữ liệu từ hồ sơ viết tay lẫn đảm bảo độ chính xác cao cũng cần được thực hiện, miễn là bản gốc viết tay rõ ràng. Vấn đề này ảnh hưởng đáng kể đến năng suất và hiệu quả trong quản lý tài liệu.

Công cụ OCR PDF giải quyết vấn đề này bằng cách sử dụng nhận dạng ký tự quang học để trích xuất văn bản từ các tệp PDF và chuyển đổi chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa. Do đó, các văn bản từ các tài liệu cũ đã được số hóa và các nguồn dựa trên hình ảnh có thể được xử lý. Phần mềm này có thể nhận biết cả văn bản đã đánh máy, văn bản viết tay và văn bản in. Hơn nữa, công cụ OCR PDF cho phép sửa các lỗi có thể phát sinh trong quá trình xử lý chữ viết tay và đảm bảo độ chính xác cao, miễn là chữ viết tay gốc rõ ràng. Toàn bộ tài liệu sẽ được quét và văn bản sẽ được chuyển đổi tương ứng để có thể tìm kiếm và lập chỉ mục, điều này giúp việc làm việc với các tài liệu lớn dễ dàng hơn. Như vậy, công cụ OCR PDF đóng góp đáng kể vào việc cải thiện năng suất và hiệu quả trong quản lý tài liệu.