PDF फायलीतला मूळ मजकूर काढून घेणे आणि त्याचे संपादन करण्यायोग्य मजकूरात रूपांतरित करणे हे क्लिष्ट असते, ज्या फायलीमध्ये मुद्रित, हस्तलिखित किंवा टंकलेला मजकूर असतो. हे म्हणजे तुम्ही काही जुन्या दस्तऐवजांची डिजिटलीकरण केलेली असेल किंवा तुम्हाला प्रतिमा आधारित स्त्रोतांमधील टेक्स्ट प्रक्रियावर घेणे आवश्यक असेल. त्यासाठी, सॉफ्टवेअरला मुद्रित, हस्तलिखित किंवा टाइप केलेल्या मजकूराची ओळख पहचानण्याची आणि त्यानुसार त्याचे रूपांतरण करण्याची क्षमता असणे आवश्यक आहे. पर्यायीत, मुद्रित, हस्तलिखित किंवा टाइप केलेल्या मजकूराचे संसाधन करण्यमुळे होईल असलेल्या त्रुटी सुधारणे, तसेच, मूळ हस्तलेख स्पष्ट असेल पाहिजे. याची श्रद्धा आणि खूप मोठी गुणवत्ता असावी. ह्या समस्येमुळे दस्तऐवज व्यवस्थापनातील उत्पादकता आणि क्षमता यांमध्ये मोठे परिणाम होतो.

OCR PDF साधन ही समस्येची तत्परणारी आहे, कारण ती ऑप्टीकल क्यारेक्टर रिकग्निशनचा परी (ओसीआर) वापर करून PDF फायलींमधील मजकूर काढून, तेचे संपादन करण्यायोग्य मजकूरमध्ये बदलवते. त्यामुळे त्या डिजिटल केलेल्या जुन्या कागदपत्रांआणि प्रतिमा-आधारित स्रोतांआधील मजकूर प्रक्रियित करणे शक्य आहे. यावेळी, सॉफ्टवेअर मशीनमधील, हस्तलिखित आणि मुद्रित मजकूरला ओळखते. अतिरिक्त, OCR PDF साधन हस्तलेखन प्रक्रियेदरम्यान उत्पन्न झालेल्या त्रुटींची निवारण करण्याची अनुमती देते आणि मूळ हस्तलेखन स्पष्ट असेल तर उच्च संदर्भता देते. संपूर्ण दस्तावेज स्कॅन केले जाते आणि मजकूर योग्यरित्या बदलवला जातो, म्हणजे तो शोधयोग्य आणि सूचीबद्ध करणाऱ्या होतो, जे मोठ्या दस्ता-वेजांशी काम करणे सोपे करते. म्हणूनच, OCR PDF साधन डॉक्यूमेंट मॅनेजमेंटमध्ये सुधारित उत्पादकता आणि कार्यक्षमतेच्या प्रत्यक्ष योगदान देते.