مشکل در این است که متن را از فایل‌های PDF که در واقع تصاویری هستند، استخراج کرده و آن‌ها را به متن قابل ویرایش تبدیل کنیم. این ممکن است وقتی اتفاق بیفتد که برای مثال اسناد قدیمی را دیجیتال کرده‌اید یا باید متن‌هایی را از منابع تصویری پردازش کنید. در اینجا، یک نرم‌افزار باید قادر باشد متن تایپ‌شده، دست‌نوشته یا چاپ‌شده را تشخیص دهد و به درستی تبدیل کند. علاوه بر این، هم اصلاحات خطا باید انجام شود که ممکن است به علت پردازش دست‌نوشته‌ها ایجاد شده باشد و هم باید دقت بالایی تضمین شود، تا زمانی که دست‌نوشته اصلی واضح است. این مسئله به طور قابل توجهی بهره‌وری و کارایی مدیریت اسناد را تحت تاثیر قرار می‌دهد.

ابزار OCR PDF این مسئله را با بهره گیری از شناسایی حروف نوری برای استخراج متن از فایل های PDF و تبدیل آن به متن قابل ویرایش حل می کند. بنابراین می توان متون را از اسناد قدیمی دیجیتالی و منابع مبتنی بر تصویر پردازش کرد. این نرم افزار هم متن تایپ شده و هم نوشته دستی و چاپ شده را تشخیص می دهد. علاوه بر این، ابزار OCR PDF این امکان را فراهم می آورد تا اشتباهات احتمالی که ممکن است در پردازش خط دستی ایجاد شده باشد، تصحیح شود و دقت بالایی را تضمین می کند، تا زمانی که خط دستی اصلی واضح است. کل سند اسکن می شود و متن متناسب تغییر شکل داده می شود تا قابل جستجو و قابل فهرست کردن شود، که کار با اسناد بزرگ را آسان می کند. بنابراین، ابزار OCR PDF به طور قابل توجهی به بهبود بهره وری و کارایی در مدیریت اسناد کمک می کند.