ความท้าทายคือการดึงข้อความออกจากเอกสารทางกายภาพและทำการดิจิตัลไฮซ์ ซึ่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราทำงานกับเอกสารที่เก่าเกินไปหรือข้อความจากรูปภาพ การทำงานกับเอกสารเหล่านี้จะกลายเป็นภาระหนักมากขึ้นเนื่องจากการบันทึกด้วยมือหรือการพิมพ์เข้ามา บางครั้งข้อผิดพลาดที่เกิดจากการประมวลผลของการเขียนด้วยมือนั้น หากแก้ไขได้ยาก ดังนั้น การประมวลผลข้อมูลอาจเป็นไปได้ยากซึ่งส่งผลต่อความสามารถและประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร.

เครื่องมือ OCR PDF ช่วยให้สามารถสแกนเอกสารทางกายภาพและรู้จำข้อความที่มีอยู่ในนั้นและเปลี่ยนเป็นรูปแบบดิจิตอล ด้วยการรู้จำอักษรแบบออปติคัล มันสามารถจับข้อมูลจากเอกสารเก่า ๆ หรือรูปภาพได้ แม้แต่รายการที่เขียนด้วยมือหรือพิมพ์ที่มักจะยากที่จะแก้ไขและค้นหาก็จะถูกเปลี่ยนให้เป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้ ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการประมวลผลหนังสือพิมพ์จะสามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดาย ข้อความที่สแกนและรู้จำจะถูกเปลี่ยนให้เป็น PDF ทำให้สามารถค้นหาและสร้างดัชนีได้ ซึ่งนำไปสู่ความมีประสิทธิภาพในการจัดการเอกสารและเพิ่มผลผลิต แม้แต่ในกรณีที่มีสิ่งเขียนที่ไม่ชัดเจน เครื่องมือ OCR PDF ยังสามารถให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำเนื่องจากความแม่นยำที่สูง