Izazov leži u tome da se tekst iz fizičkih dokumenata izvuče i digitalizuje. Ovo može posebno biti slučaj kada se radi sa starijim dokumentima ili tekstovima iz slika. Rukom pisani ili otkucani unosi čine ove dokumente znatno težim za obradu i pretragu. Greške koje nastaju pri obradi rukopisa često su teške za ispraviti. Stoga može biti teško efikasno obraditi informacije, što utiče na produktivnost i efikasnost u upravljanju dokumentima.

OCR PDF alat omogućava skeniranje fizičkih dokumenata i prepoznavanje teksta unutar njih te njegovu digitalizaciju. Zahvaljujući svojoj optičkoj prepoznavanju znakova, ovaj alat je u mogućnosti prepoznati tekstove iz starijih dokumenata ili slika. Čak i rukom pisane ili tipkane unose, koji su inače teški za uređivanje i pretraživanje, pretvara u tekst koji je moguće uređivati. Bilo kakve greške koje se dogode prilikom obrade rukopisa mogu se lako ispraviti. Skanirani i prepoznati tekst se potom pretvara u PDF format, čime postaje pretraživ i indeksiran. To povećava efikasnost u upravljanju dokumentima i doprinosi povećanju produktivnosti. Čak i kod nejasnih rukopisa, OCR PDF alat daje precizne rezultate zbog svoje visoke preciznosti.