Udfordringen består i at udtrække og digitalisere tekst fra fysiske dokumenter. Dette kan især være tilfældet, når man arbejder med ældre dokumenter eller tekster fra billeder. Håndskrevne eller maskinskrevne poster gør disse dokumenter langt sværere at bearbejde og søge igennem. Fejl, der opstår ved behandling af håndskrift, er ofte svære at rette. Derfor kan det være svært at behandle informationerne effektivt, hvilket påvirker produktiviteten og effektiviteten i dokumenthåndteringen.

OCR PDF-værktøjet gør det muligt at scanne fysiske dokumenter og genkende og digitalisere teksten inde i dem. Med sin optiske tegngenkendelse er det i stand til at indhente tekster fra ældre dokumenter eller billeder. Selv håndskrevne eller maskinskrevne indgange, som ellers er svære at bearbejde og søge igennem, bliver omdannet til redigerbar tekst. Eventuelle fejl, der opstår under behandling af håndskrifter, kan let korrigeres. Den scannede og anerkendte tekst konverteres derefter til PDF og bliver dermed søgbar og indekserbar. Dette forbedrer effektiviteten af dokumenthåndtering og bidrager til øget produktivitet. Selv med uklare håndskrifter leverer OCR PDF-værktøjet nøjagtige resultater på grund af sin høje nøjagtighed.