Η πρόκληση βρίσκεται στο να εξάγουμε κείμενο από φυσικά έγγραφα και να το ψηφιοποιήσουμε. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα το περίπτωση, όταν εργαζόμαστε με παλαιότερα έγγραφα ή κείμενα από εικόνες. Μέσω χειρόγραφων ή πληκτρολογημένων καταχωρήσεων, αυτά τα έγγραφα γίνονται πολλαπλάσια δύσκολα να επεξεργαστούμε και να αναζητήσουμε. Οι λάθη που προκύπτουν από την επεξεργασία των χειρόγραφων είναι συχνά δύσκολο να διορθωθούν. Επομένως, μπορεί να είναι δύσκολο να επεξεργαστούμε αποτελεσματικά τις πληροφορίες, το οποίο επηρεάζει την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα στη διαχείριση των εγγράφων.

Το εργαλείο OCR PDF επιτρέπει τη σάρωση φυσικών εγγράφων και την αναγνώριση και ψηφιοποίηση του εμπεριστατωμένου κειμένου. Με την οπτική αναγνώριση χαρακτήρων, είναι σε θέση να καταγράφει κείμενα ακόμα και από παλαιότερα έγγραφα ή εικόνες. Ακόμα και γραπτές ή πληκτρολογημένες καταχωρήσεις, οι οποίες συνήθως είναι δύσκολο να επεξεργαστούν και να αναζητηθούν, μετατρέπονται σε επεξεργάσιμο κείμενο. Οποιαδήποτε λάθη που προκύπτουν κατά την επεξεργασία των χειρόγραφων, μπορούν να διορθωθούν εύκολα. Το σαρωμένο και αναγνωρισμένο κείμενο μετατρέπεται στη συνέχεια σε PDF, γίνεται έτσι αναζητήσιμο και ευρετηριάσιμο. Αυτό αυξάνει την αποτελεσματικότητα στη διαχείριση εγγράφων και συνεισφέρει σε αυξημένη παραγωγικότητα. Ακόμα και σε περιπτώσεις ασαφών χειρόγραφων, το εργαλείο OCR PDF παρέχει ακριβή αποτελέσματα λόγω της υψηλής του ακρίβειας.