این مسئله بیشتر در حین کار مبتدی یا سفر به وجود می آید، وقتی باید به فایل های مهمی دسترسی داشته باشید که بر روی کامپیوتر خانگی یا کاری شما ذخیره شده اند. از آنجا که همیشه نمیتوانید تمام داده های مربوطه را همراه داشته باشید و همچنین ممکن است نیاز به دسترسی به فایل هایی که به طور غیرمنتظره لازمه داشته باشید، دشواری هایی هستند. به علت عدم دسترسی یا وجود امکانات محدود انتقال داده ها، اغلب برای ارسال یا دریافت فایل ها از طریق ایمیل به صورت سنتی امکان پذیر نیست. این مشکل زمانی بیشتر می شود که نسخه های مختلفی از فایل در دستگاه های مختلف وجود دارد و داده ها باید هماهنگ شوند. بنابراین، نیاز است به یک راه حل قابل اعتماد، انعطاف پذیر و بالاخره مستقل از محل، برای دستیع به فایل های ذخیره شده و مدیریت آنها به صورت کارآمد.

دراپ‌باکس امکانی را فراهم می‌کند تا اطلاعات شما را به صورت امن در ابر ذخیره کنید و از هر جایی به آن‌ها دسترسی پیدا کنید. چه در سفر یا در کار متحرک، شما همیشه به فایل‌های مهم دسترسی دارید - بدون اهمیت بودن اینکه کامپیوتر محل کار یا منزل خود را در دسترس دارید یا خیر. محدودیت‌ها یا عدم وجود امکان انتقال داده دیگر مانعی نیست، زیرا دراپ‌باکس فایل‌ها را از طریق اینترنت با کارایی بالا ارسال و دریافت می‌کند. همچنین یک همزمان‌سازی خودکار دستگاه تضمین می‌کند که شما همیشه به نسخه اخیر یک فایل دسترسی دارید و بنابراین در دستگاه‌های مختلف همیشه با همان داده‌ها کار می‌کنید. در نتیجه، دیگر نیازی به به‌روزرسانی‌های دستی در فایل وجود ندارد. علاوه بر این، دراپ‌باکس اجازه می‌دهد که فایل‌ها و پوشه‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارید و به طور مشترک روی آن‌ها کار کنید. این ابزار به طور قابل توجهی نه تنها استفاده و دسترسی متحرک به فایل‌ را بهبود می‌بخشد، بلکه همکاری را نیز به طور کارآمد بهینه می‌سازد.