Izazov leži u tome da se tekst iz fizičkih dokumenata izvuče i digitalizira. To može biti posebno slučaj kada se radi s starijim dokumentima ili tekstom iz slika. Rukom pisani ili tipkani unosi čine ove dokumente znatno težima za obraditi i pretraživati. Pogreške koje nastaju obradom rukopisa često su teške za ispraviti. Stoga može biti teško efikasno obraditi informacije, što utječe na produktivnost i učinkovitost upravljanja dokumentima.

OCR PDF alat omogućuje skeniranje fizičkih dokumenata i prepoznavanje te digitalizaciju teksta u njima. Svojom optičkom prepoznavanjem znakova, može čak i prepoznati tekstove iz starijih dokumenata ili slika. Čak se i rukom napisani ili tiskani unosi, koji su inače teško obraditi i pretraživati, pretvaraju u obrađivani tekst. Eventualne greške koje se javljaju tijekom obrade rukopisa mogu se jednostavno ispraviti. Skenirani i prepoznati tekst zatim se pretvara u PDF, čineći ga pretraživim i indeksiranim. To povećava učinkovitost upravljanja dokumentima i pridonosi povećanoj produktivnosti. Čak i kod nejasnih rukopisa, OCR PDF alat pruža precizne rezultate zbog svoje visoke preciznosti.