Izaicinājums ir izvilkt tekstu no fiziskiem dokumentiem un tos digitalizēt. Tas īpaši var būt gadījumā, darbojoties ar vecākiem dokumentiem vai tekstiem no attēliem. Roku rakstīti vai uzrakstīti ieraksti padara šos dokumentus daudz grūtāk apstrādāt un meklēt. Kļūdas, kas radušās apstrādājot rokrakstus, bieži ir grūti labot. Tāpēc var būt grūti efektīvi apstrādāt informāciju, kas ietekmē produktivitāti un efektivitāti dokumentu pārvaldībā.

OCR PDF-rīks ļauj skenēt fiziskus dokumentus un atpazīt, kā arī digitalizēt tos saturēto tekstu. Pateicoties tā optiskajai zīmju atpazīšanai, tas spēj iegūt arī tekstu no vecākiem dokumentiem vai bildēm. Pat rokrakstā vai mašīnrakstā veidotus ierakstus, kuri citādi ir grūti rediģējami un meklējami, pārveido rediģējamā tekstā. Jebkādas kļūdas, kas radušās apstrādājot rokrakstus, var viegli labot. Skenētais un atpazītais teksts tiek pārveidots PDF formātā, tādējādi kļūstot meklējamam un indeksējamam. Tas palielina efektivitāti dokumentu pārvaldībā un veicina palielinātu produktivitāti. Pat neskaidros rokrakstos OCR PDF-rīks sniedz precīzus rezultātus, pateicoties tā augstajai precizitātei.