Výzva spočíva v extrakcii textu z fyzických dokumentov a jeho digitalizácii. Toto môže byť obzvlášť prípad, keď pracujeme so staršími dokumentmi alebo textmi z obrázkov. Tieto dokumenty sa stávajú mnohonásobne ťažšie spracovateľné a prehľadávateľné vďaka rukou písaným alebo napísaným záznamom. Chyby, ktoré vznikajú pri spracovaní rukopisov, sú často ťažko opraviteľné. Preto môže byť ťažké efektívne spracovať informácie, čo ovplyvňuje produktivitu a efektivitu pri správe dokumentov.

Nástroj OCR PDF umožňuje skenovať fyzické dokumenty a rozpoznať a digitalizovať text, ktorý obsahujú. S jeho optickým rozpoznávaním znakov je schopný zachytiť aj texty zo starších dokumentov alebo obrázkov. Dokonca aj rukopisné alebo napísané položky, ktoré sú inak ťažko spracovateľné a vyhľadávateľné, sa prevádzajú na upraviteľný text. Ľubovoľné chyby, ktoré sa vyskytnú pri spracovávaní rukopisov, možno ľahko opraviť. Naskenovaný a rozpoznaný text je potom prevádzaný do formátu PDF, čím sa stáva vyhľadávateľným a indexovateľným. To zvyšuje efektívnosť pri správe dokumentov a prispieva k zvýšeniu produktivity. Aj pri nejasných rukopisoch nástroj OCR PDF vďaka svojej vysoké presnosti poskytuje presné výsledky.