چالش در این است که باید متن را از اسناد فیزیکی استخراج و دیجیتالی کنیم. این موضوع به ویژه ممکن است زمانی رخ دهد که با اسناد قدیمی یا متن هایی از تصاویر کار کنیم. نوشته های خط دستی یا تایپ شده می توانند این اسناد را بسیار سختتر برای ویرایش و جستجو کنند. توجه به خطاهایی که از پردازش خط نویسی ها ناشی می شوند، اغلب سخت است برای اصلاح. بنابراین ممکن است سخت باشد که این اطلاعات را به صورت کارآمد پردازش کنیم، که این مسأله بر روی بهره وری و کارایی در مدیریت اسناد تأثیر می گذارد.

ابزار OCR PDF امکان اسکن کردن اسناد فیزیکی و شناخت و دیجیتال کردن متن موجود در آن را فراهم می‌کند. با توانایی شناسایی بصری حروف، این ابزار قادر است متن‌ها را از اسناد یا تصاویر قدیمی نیز بگیرد. حتی ورودی‌های دست‌نوشته یا تایپ شده که معمولاً سخت است برای ویرایش و جستجو، به متن قابل ویرایش تبدیل می‌شوند. هر خطایی که در هنگام پردازش دست‌نویس‌ها رخ می‌دهد، به سادگی می‌تواند اصلاح شود. متن اسکن و شناخته شده سپس به PDF تبدیل می‌شود و بدین ترتیب قابل جستجو و فهرست‌بندی می‌شود. این امر به افزایش کارایی در مدیریت اسناد کمک می‌کند و باعث افزایش بهره‌وری می‌شود. حتی در صورت نابسامان بودن دست‌نوشته‌ها، ابزار OCR PDF به دلیل دقت بالای خود، نتایج دقیقی را ارائه می‌دهد.