चुनौती इसमें है कि भौतिक दस्तावेजों से पाठ को निकालकर और डिजिटलाइज़ करना है। यह विशेष रूप से तब हो सकता है जब आप पुराने दस्तावेजों या चित्रों से पाठ के साथ काम कर रहे हों। हस्तलेख या टाइप किए गए प्रविष्टियों के माध्यम से, इन दस्तावेजों को संसाधित और खोजने में बहुत अधिक कठिनाई हो सकती है। हस्तलेखों के प्रसंस्करण के द्वारा उत्पन्न त्रुटियां अक्सर सुधारने में कठिन होती हैं। इसलिए, जानकारी को कुशलतापूर्वक प्रसंस्करण करना कठिन हो सकता है, जो दस्तावेज प्रबंधन में उत्पादकता और प्रभावीता को प्रभावित करता है।

OCR PDF-उपकरण से भौतिक दस्तावेज़ों को स्कैन करने और उसमें मौजूद पाठ को पहचानने और डिजिटलाइज़ करने की अनुमति मिलती है। इसके ऑप्टिकल अक्षर पहचान की क्षमता के कारण यह पुराने दस्तावेज़ों या छवियों से भी पाठ को कैप्चर करने में सक्षम है। स्वतंत्र रूप से हस्तलिखित या टाइप किए गए प्रविष्टियां, जो अन्यथा संपादित करने और खोजने में कठिन होती हैं, संपादन योग्य पाठ में परिवर्तित की जाती हैं। हस्तलेख्यों के प्रसंस्करण के दौरान जो भी त्रुटियां होती हैं, उन्हें आसानी से सुधारा जा सकता है। स्कैन किया गया और पहचाना गया पाठ फिर PDF में बदल दिया जाता है और इससे यह खोजने और सूचीबद्ध करने योग्य हो जाता है। यह दस्तावेज़ प्रबंधन में कार्यक्षमता को बढ़ाता है और उत्पादकता में वृद्धि करता है। अस्पष्ट हस्तलिखित में भी, OCR PDF-उपकरण अपनी उच्च सत्यता के कारण सटीक परिणाम प्रदान करता है।