مشکل یہ ہے کہ مادی دستاویزات سے متن کو نکال کر ڈیجیٹلائز کرنا۔ خاص طور پر جب بڑے دستاویزات یا تصاویر سے متن کے ساتھ کام کیا جا رہا ہوتا ہے۔ ہاتھ سے لکھے گئے یا ٹائپ کئے گئے اندراجات کی بنا پر، ان دستاویزات کو ترتیب دینے اور تلاش کرنے میں بہت زیادہ مشکل ہوتی ہے۔ خطوط کی تشکیل سے پیدا ہونے والی غلطیاں عموما مزید درست کرنا مشکل ہوتا ہے۔ لہذا، معلومات کو کارگر طریقے سے پروسیس کرنا مشکل ہو سکتا ہے، جو دستاویزات کے انتظام میں پیداوار و اثرداری کو متاثر کرتی ہے۔

OCR PDF-Toolکی اہلیت ہے کہ وہ مادی دستاویزات کو سکین کرے اور اس میں شامل مواد کو شناخت اور ڈیجیٹلائز کرے۔ اس کی نظر ثانی حروف تشکیل کی قابلیت کی بنا پر یہ زیادہ پرانی دستاویزات یا تصاویر سے بھی متن کو گرفت کرنے میں قادر ہے۔ خود ہاتھ سے لکھے ہوئے یا ٹائپ کیے گئے اندراجات، جو دیگر مشکل سے ترتیب دیئے گئے اور تلاش کرنے جیسے کام ہیں، تدوین پذیر متن میں تبدیل کر دیے جاتے ہیں۔ کسی بھی غلطی جو خط کی ترتیب میں پیش آتی ہے وہ آسانی سے درست کی جاسکتی ہے۔ پھر سکین شدہ اور شناخت کردہ متن کو PDF میں تبدیل کیا گیا ہے اور اس طرح سے سرچ کرنے کے لئے ہوتا ہے اور انڈیکس ہوتا ہے۔ یہ دستاویز تدارک کی کارکردگی کو بڑھاتا ہے اور اس کا نتیجہ بڑھتی ہوئی پیداوار میں نظر آتا ہے۔ حتیٰ کہ غیر واضح خود کشی حروف تہجی میں بھی، OCR PDF-Tool اپنی زیادہ درستگی کی بنا پر درست نتائج فراہم کرتا ہے۔