Áskorunin felst í því að draga texta úr hlutbundnum skjölum og stafræna þá. Þetta gæti verið sérstaklega viðeigandi þegar unnið er með eldri skjöl eða texta úr myndum. Þessi skjöl verða fjölbreyttara erfið að vinna með og leita í vegna handskrifaðra eða skrifaðra færslu. Mistök sem gerast við vinnslu handskriftanna eru oft erfið að leiðrétta. Því gæti verið erfiðara að vinna upplýsingarnar á skilvirkann hátt, sem hefur áhrif á framleiðni og skilvirkni í skjalastjórnun.

OCR PDF-tól gera það mögulegt að skanna staðfesta skjöl og þekkja og stafræna texta sem þau innihalda. Með ljósmyndalegri stafakennslu getur það einnig tekist á við texta úr eldri skjölum eða myndum. Jafnvel handskrifaðar eða skrifaðar færslur, sem annars væru erfitt að vinna með og leita í, eru breyttar í vinjanlegan texta. Hægt er að leiðrétta einfalt þau villur sem kunna að gerast þegar verið er að vinna úr handskriftum. Skannaður og þekktur texti er síðan breytt í PDF-skjal og verður því leitanlegt og vísanlegt. Það eykur hagkvæmni við skjalastjórnun og stuðlar að aukinni framleiðni. OCR PDF-tól skilar nákvæmum niðurstöðum vegna hárrar nákvæmnis sinnar, jafnvel þegar um óljósa handskrift er að ræða.