Izziv je izvleči in digitalizirati besedilo iz fizičnih dokumentov. To je še posebej izpostavljeno, ko delamo z starejšimi dokumenti ali besedilom iz slik. Zaradi rokopisnih ali napisanih vnosov so ti dokumenti znatno težje obdelovati in preiskovati. Napake, ki nastanejo pri obdelavi rokopisov, so pogosto težke za popraviti. Zato lahko obdelava informacij efektivno postane težavna, kar vpliva na produktivnost in učinkovitost upravljanja z dokumenti.

OCR PDF orodje omogoča skeniranje fizičnih dokumentov in prepoznavanje ter digitalizacijo besedila v njih. Z optičnim prepoznavanjem znakov je sposoben zajeti tudi besedila iz starejših dokumentov ali slik. Celó ročno napisane ali natipkane vnose, ki so sicer težko obdelovati in preiskovati, pretvori v obdelovalno besedilo. Morebitne napake, ki nastanejo pri obdelavi rokopisov, lahko enostavno popravimo. Skenirano in prepoznano besedilo se nato pretvori v PDF, s čimer postane preiskovalno in indeksirano. To poveča učinkovitost pri upravljanju dokumentov in prispeva k povečani produktivnosti. Tudi pri nejasnih rokopisih OCR PDF orodje zaradi svoje visoke natančnosti daje natančne rezultate.