Thách thức nằm ở việc trích xuất và số hóa văn bản từ các tài liệu vật lý. Điều này có thể đặc biệt xảy ra khi bạn làm việc với các tài liệu cũ hoặc văn bản từ hình ảnh. Thông qua các mục viết tay hoặc đánh máy, việc xử lý và tìm kiếm các tài liệu này trở nên khó khăn hơn nhiều lần. Lỗi phát sinh từ việc xử lý chữ viết tay thường khó để sửa chữa. Do đó, việc xử lý thông tin có thể trở nên khó khăn, ảnh hưởng đến hiệu suất và hiệu quả trong quản lý tài liệu.

Công cụ OCR PDF cho phép quét tài liệu vật lý và nhận diện, số hóa văn bản bên trong. Với kỹ thuật nhận diện ký tự quang học của mình, công cụ này có khả năng nắm bắt cả văn bản từ tài liệu cũ hoặc hình ảnh. Thậm chí các mục được viết tay hoặc đánh máy, những thứ thường khó chỉnh sửa và tìm kiếm, cũng được chuyển đổi thành văn bản có thể chỉnh sửa. Bất kỳ lỗi nào xuất hiện khi xử lý chữ viết tay đều có thể được chỉnh sửa dễ dàng. Văn bản đã quét và nhận diện sau đó sẽ được chuyển đổi thành PDF, từ đó nó có thể được tìm kiếm và lập chỉ mục. Điều này tăng hiệu quả quản lý tài liệu và góp phần tăng năng suất. Thậm chí khi gặp phải chữ viết tay mập mờ, công cụ OCR PDF vẫn đưa ra kết quả chính xác nhờ độ chính xác cao của nó.