Cabaran terletak pada mengekstrak teks dari dokumen fizikal dan mendigitalkannya. Ini mungkin berlaku terutamanya apabila bekerja dengan dokumen lama atau teks dari gambar. Dokumen ini menjadi semakin sukar untuk diedit dan dicari oleh entri yang ditulis atau ditaip. Kesilapan yang timbul dari pemprosesan tulisan tangan seringkali sukar untuk diperbetulkan. Oleh itu, ia mungkin sukar untuk memproses maklumat secara efisien, yang mempengaruhi produktiviti dan keberkesanan dalam pengurusan dokumen.

Alat OCR PDF membolehkan kita mengimbas dokumen fizikal dan mengenal pasti serta mendigitalkan teks yang terkandung di dalamnya. Dengan pengenalannya yang optik, ia mampu mengambil teks dari dokumen atau imej yang lebih lama. Malah catatan tangan atau diketik yang biasanya sukar diperbaiki dan dicari, dikonversi menjadi teks yang boleh dikerjakan. Kesilapan yang berlaku semasa pemprosesan tulisan tangan dapat diperbaiki dengan mudah. Teks yang diimbas dan dikenali kemudian dikonversikan ke dalam PDF dan oleh itu, boleh dicari dan diindeks. Ini meningkatkan kecekapan dalam pengurusan dokumen dan menyumbang kepada peningkatan produktiviti. Bahkan dengan tulisan tangan yang tidak jelas, alat OCR PDF memberikan hasil yang tepat disebabkan ketepatannya yang tinggi.