挑战在于从物理文件中提取和数字化文本。特别是在处理较旧的文件或从图像中提取文本时，这可能会更加困难。由于手写或打印的条目使这些文档更难处理和搜索。由于处理手写稿产生的错误往往很难改正。因此，处理信息的效率可能会受到影响，这会影响文档管理的生产力和效率。

OCR PDF工具可以扫描实体文件，并识别和数字化其中的文本。利用它的光学字符识别功能，它能够捕捉到旧文件或图片中的文本。即使是手写的或打印的记录，通常难以编辑和搜索，都可以转换为可编辑的文本。在处理手写笔记中的错误时，可以轻松进行修正。然后，扫描并识别的文本将转换为PDF格式，从而可被搜索和索引。这提高了文档管理的效率，提振生产力。即使在不清楚的手写数据中，由于其高精度，OCR PDF工具也能提供准确的结果。