A kihívás abban rejlik, hogy fizikai dokumentumokból szövegeket kell kinyernünk és digitalizálnunk. Ez különösen akkor lehet az eset, ha régebbi dokumentumokkal vagy képekből származó szövegekkel dolgozunk. A kézzel írott vagy gépelt bejegyzések miatt ezek a dokumentumok sokkal nehezebben kezelhetők és átkutathatók. A kézírások feldolgozása során keletkező hibák gyakran nehezen korrigálhatóak. Ezért nehéz lehet az információkat hatékonyan feldolgozni, ami befolyásolja a produktivitást és hatékonyságot a dokumentumkezelés során.

Az OCR PDF-eszköz lehetővé teszi fizikai dokumentumok beolvasását és az abban található szöveg felismerését és digitalizálását. Optikai karakterfelismerő képességének köszönhetően képes megfogni szövegeket még régebbi dokumentumokból vagy képekből is. Még kézzel írt vagy gépelt bejegyzéseket is, amelyeket amúgy nehéz lenne szerkeszteni és átkutatni, átalakít írható szöveggé. Bármely hiba, amely a kézírások feldolgozása során fellép, egyszerűen korrigálható. A beolvasott és felismert szöveg aztán PDF-be konvertálódik, így kereshetővé és indexelhetővé válik. Ez növeli a hatékonyságot a dokumentumkezelésben és hozzájárul a termelékenység növekedéséhez. Még bizonytalan kézírások esetén is az OCR PDF-enkét az általa kínált magas pontosság miatt pontos eredményeket nyújt.