Utmaningen ligger i att extrahera och digitalisera text från fysiska dokument. Detta kan särskilt vara fallet när man arbetar med äldre dokument eller texter från bilder. Genom handskrivna eller maskinskrivna inlägg blir dessa dokument betydligt svårare att bearbeta och söka igenom. Fel som uppstår genom bearbetning av handskrifter är ofta svåra att rätta till. Därför kan det vara svårt att bearbeta informationen effektivt, vilket påverkar produktiviteten och effektiviteten i dokumenthanteringen.

OCR PDF-verktyget gör det möjligt att skanna fysiska dokument och identifiera och digitalisera texten i dem. Med sin optiska teckenigenkänning kan det även fånga text från äldre dokument eller bilder. Även handskrivna eller maskinskrivna anteckningar, som annars är svåra att bearbeta och söka igenom, omvandlas till redigerbar text. Eventuella fel som uppstår vid bearbetningen av handskriften kan enkelt korrigeras. Den skannade och igenkända texten konverteras sedan till PDF, vilket gör den sökbar och indexeras. Detta ökar effektiviteten vid dokumenthantering och bidrar till ökad produktivitet. Även vid oklara handskrifter ger OCR PDF-verktyget exakta resultat på grund av dess höga precision.