挑戰在於從實體文件中提取並數字化文字。這種情況尤其可能在處理較舊的文件或圖像裡的文字時出現。由於手寫或打字的條目，這些文件變得更難處理和搜索。由於筆跡處理產生的錯誤，往往很難糾正。因此，高效處理信息可能變得困難，這影響了文件管理的生產率和有效性。

OCR PDF工具允許掃描實體文件，並識別和數字化其中的文本。利用其光學字符識別技術，該工具能夠捕捉到較舊文件或圖像中的文本。它甚至可以轉換手寫或打字的內容，即使這些內容通常難以編輯和搜索，也能轉換為可編輯的文本。處理手寫內容時可能出現的錯誤可以輕鬆修正。然後將掃描和識別的文本轉換為PDF格式，從而使其可搜索和可索引。這提高了文件管理的效率，並促進了生產力的提高。即使在手寫模糊的情況下，由於其高精度，OCR PDF工具也能提供準確的結果。