Le défi consiste à extraire et à numériser du texte à partir de documents physiques. Cela peut en particulier être le cas lorsque l'on travaille avec des documents plus anciens ou des textes issus d'images. Les entrées manuscrites ou tapées rendent ces documents beaucoup plus difficiles à traiter et à rechercher. Les erreurs qui surviennent lors du traitement des manuscrits sont souvent difficiles à corriger. Il peut donc être difficile de traiter efficacement les informations, ce qui affecte la productivité et l'efficacité de la gestion des documents.

L'outil OCR PDF permet de scanner des documents physiques et de reconnaître et numériser le texte qu'ils contiennent. Grâce à sa reconnaissance optique de caractères, il est capable de capter également des textes provenant de documents plus anciens ou d'images. Même pour les entrées manuscrites ou dactylographiées, qui sont sinon difficiles à travailler et à fouiller, elles sont transformées en texte modifiable. Les erreurs éventuelles survenant lors du traitement des manuscrits peuvent être facilement corrigées. Le texte numérisé et reconnu est alors converti en PDF, devenant ainsi consultable et indexable. Cela accroît l'efficacité de la gestion des documents, contribuant à une productivité accrue. Même dans le cas de manuscrits peu clairs, l'outil OCR PDF offre des résultats précis grâce à sa haute précision.